En restauration aussi, janvier est le moment idéal pour remettre les compteurs à zéro. Pendant les fêtes, les volumes de boissons servis ont augmenté, les équipes ont tourné à plein régime et les écarts entre stock théorique et stock réel se sont installés sans bruit. Attention, un taux d’écart élevé signale des pertes (casse, offerts non tracés, vols, verres trop généreux…) qui rabotent inexorablement vos marges.
Selon l’UMIH (Union des Métiers et des Industries de l’Hôtellerie), les pertes sur les boissons peuvent représenter 3 à 8 % du chiffre d’affaires boissons dans les établissements mal outillés ou peu suivis (UMIH, Gestion et rentabilité en restauration, 2023). Sans inventaire précis, ces pertes restent invisibles… jusqu’à la clôture de l'exercice comptable. L’objectif de l’inventaire n’est donc pas administratif, il est économique : il vous permet de savoir ce que vous avez vraiment vendu, perdu… et gagné.
Préparation la veille : quelques minutes qui font gagner des heures
Un inventaire réussi se joue avant même de compter la première bouteille.
La veille :
- Fixez un créneau clair (avant le service, jamais après).
- Définissez une méthode de comptage unique (formats, unités, règles) que vous communiquez à tous.
- Enregistrez les nouvelles livraisons avant le jour J pour éviter les confusions au comptage.
- Préparez la cave : bouteilles regroupées, cartons ouverts visibles, étiquettes à disposition, tablettes, marqueurs, lampes si votre cave est sombre.
Astuce terrain : prévoir un inventaire en binôme (un compte, un autre saisit et prend des photos témoins si nécessaire), ce qui permet de réduire les erreurs de 30 à 40 % selon les retours terrain de cabinets d’expertise comptable CHR (source : Fiducial Hôtellerie, 2022).
Le jour J : la méthode pas-à-pas (sans prise de tête)
- Comptez intelligemment : bouteilles pleines = 1 ; bouteilles entamées = estimation simple (¼, ½, ¾) ; notez immédiatement les fonds de bouteille, sinon ils disparaissent des radars.
- Commencez par les articles de haute valeur (champagnes, grands crus) : ils pèsent lourd dans la valorisation. Contrôlez-les en premier.
- Prenez garde à ne pas mélanger les millésimes, les formats, les lots de fournisseurs différents… C’est l’erreur n°1 en restauration : deux références proches comptées comme une seule.
- Bannissez la saisie manuelle : écrire “Chardonnay domaine X – 11 bt” à la main, c’est accepter les fautes de frappe, les doublons, les incohérences à la relecture. Avec le logiciel SOMM’IT, il suffit de taper les 3 premières lettres de la dénomination du vin et la cuvée exacte apparaît, sans faute et sans approximation.
Après l’inventaire : clôture, export pour la compta et actions à engager
- Exportez le fichier pour le garder en archive… et envoyez-le à votre comptable.
- Priorisez les actions : tri des stocks dormants, promotions sur les références lentes, révision des seuils de commande, etc.
- Plan d’action 30/60/90 jours : 30 jours pour corriger les erreurs de saisie et former l’équipe, 60 jours pour réajuster les commandes, 90 jours pour mesurer l’impact sur le BEV Cost.
Les erreurs classiques à éviter absolument
- Faire une « estimation globale”
« Il doit rester une dizaine de bouteilles » ou « à vue d’œil, ça colle » : c’est le meilleur moyen pour créer des écarts invisibles. Une bouteille oubliée par-ci, une entamée mal évaluée par-là, et l’erreur se répète inventaire après inventaire. En cave, on compte référence par référence, jamais au ressenti.
- Reporter l’inventaire “à plus tard”
L’inventaire prévu lundi et repoussé au mercredi finit souvent… à la fin du mois. Entre-temps, des ventes ont eu lieu, des livraisons sont arrivées, des bouteilles ont été ouvertes. Résultat : on ne sait plus ce qui relève de l’écart ou de l’activité normale. Un inventaire décalé est rarement fiable.
- Ne pas comptabiliser les offerts
Le verre “pour faire goûter”, le digestif offert au client fidèle, la bouteille ouverte pour l’équipe après le service : tout cela sort du stock. Si ce n’est pas tracé, cela apparaît comme une perte inexpliquée. Or, un verre offert assumé et enregistré est une décision commerciale ; un offert non tracé ressemble plutôt à une erreur…
- Ignorer les bouteilles ouvertes
Les bouteilles entamées sont souvent les grandes oubliées de l’inventaire... encore plus sur les spiritueux.. Pourtant, ce sont elles qui concentrent le plus de dérives : fonds jetés, oxydation, verres servis mais non comptabilisés. Une bouteille ouverte doit être notée au moment où elle l’est, pas “quand on aura le temps”.
- Corriger le stock sans tracer la raison
Ajuster un stock “pour que ça tombe juste” sans expliquer pourquoi revient à masquer le problème au lieu de le résoudre. Casse, erreur fournisseur, coulage, offert, vol : chaque correction doit être accompagnée d’un motif clair. Sans traçabilité, impossible d’identifier les causes.
Les douanes n’imposent pas de DAI aux restaurants, mais en cas de contrôle fiscal ou douanier, vous devez pouvoir justifier vos écarts (DGDDI, BOFiP – Accises).
Un inventaire fiable est votre meilleure défense.
Pourquoi SOMM’IT change radicalement la donne
C’est ici que la technologie et la data deviennent des alliés.
Avec SOMM’IT :
- les inventaires sont rapides, sans papier,
- le stock réel et le stock théorique convergent, lors de la justification des écarts… vous travaillez sur une base de stock propre… et la carte se met à jour automatiquement,
- chaque vente décrémente automatiquement le stock en cave,
- les écarts sont détectés en temps réel,
- le BEV Cost reflète enfin la réalité.
Résultat constaté chez les utilisateurs :
Jusqu’à 50 % de réduction des écarts de stock en 2 mois.
–3 points de BEV Cost en moyenne sur un an.
(données clients SOMM’IT, 2024).
Moins de stress.
Moins de pertes.
Plus de marge.
En conclusion
L’inventaire ne devrait pas être une corvée redoutée. Bien mené, il devient un outil de pilotage redoutablement efficace.
Et quand un logiciel vous fait gagner du temps, de la fiabilité et de l’argent, la question n’est plus “faut-il le faire ?” mais “pourquoi s’en priver ?”
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