Un verre qui s'évapore, une bouteille qui disparaît, un carton mal compté : tous ces incidents s’accumulent et minent vos marges discrètement mais sûrement. Mais les pertes et écarts sur les boissons (alcoolisées ou non) n’ont pas comme seule conséquence un imbroglio opérationnel, l’impact financier peut être colossal.
Lors des deux premiers mois et des deux premiers inventaires de nos clients, nous constatons un écart moyen entre stock théorique et stock réel de 5%... Nos clients pensent souvent que c’est négligeable… la part des anges… sauf que 5% d’écarts tous les mois, fois 12 mois, c’est 60% de votre stock qui tutoie les anges… Les anges sont contents… pas le restaurateur !
Il n’est pas rare qu’un restaurant bistronomique abrite 100 000€ de vins en stock… pour certains étoilés… ça peut grimper en millions… 5% de 100 000€ tous les mois… c’est 60 000€ de part des anges sur un an !!!
1. Isolez l’écart :
Confrontez stock théorique (soit votre dernier inventaire + les approvisionnements/achats – les consommations/ventes +/- les transferts) et stock réel (ce que vous comptez)…
SPOILER : ne comptez jamais à partir d’un stock théorique !!! C’est du bon sens mais c’est ce que font 50% des restaurants… surtout quand ils sortent leur fichier d’inventaire de la caisse !
Dans SOMM’IT, vous comptez sur notre app inventaire dans votre smartphone… sur la base d’un stock nul. Une fois l’inventaire terminé, nous générons un rapport d’écarts que vous pouvez justifier.
2. Tracez :
Notez la date, la référence, la quantité et le responsable (personne qui a réalisé l’inventaire).
Dans SOMM’IT, avec l’app inventaire, toutes ces données sont automatisées. Vous n’avez qu’à compter ce que vous voyez.
3. Cherchez l’origine :
Erreur de saisie, casse, vol, erreur fournisseur, coulage… Le « coulage »… c’est la différence entre ce que vous avez réellement en stock… et ce que vous devriez avoir... bref, c’est un autre nom pour qualifier les écarts. En restauration, il est fréquent : un fond de bouteille jeté, un verre trop généreux en centilitres ou offert à un habitué, un dosage un peu trop généreux dans un cocktail… Ces pertes, visibles ou invisibles, créent un écart entre votre stock théorique et votre stock réel.
Dans SOMM’IT, vous pouvez catégoriser tous les écarts , y compris les consommations du staff, la cuvée du patron… bref, vous pouvez tout valoriser… et en cas d’écarts trop importants, il est facile de redresser la barre. Il suffit d’en parler et de montrer les quantités perdues… et la marge potentielle envolée.
4. Corrigez les écritures :
Ajustez le stock dans votre ERP ou votre excel. Qualifier les écarts, avoir un stock propre, au plus proche possible du réel… c’est la clé pour bien gérer son stock de boissons.
Dans SOMM’IT, vous pouvez catégoriser puis valoriser chaque écart et suivre à travers le temps les évolutions des pertes. Nos clients réussissent avec un bon suivi et un inventaire mensuel à diviser leurs pertes par deux !
5. Mettez en place des mesures préventives
…. Que nous allons vous présenter tout de suite !
Voici des actions concrètes, testées en salle, sans jargon administratif, juste du vécu !
Fixez un jour et une méthode unique (ex. le premier lundi matin de chaque mois) et tenez-vous-y. Utilisez un support commun à toute l’équipe et, en cas de doute, appuyez-vous sur des preuves simples : photos de la réserve, des cartons entamés, des caisses ouvertes qui assureront moins d’interprétations, moins de discussions… et des écarts identifiés plus vite.
Dites adieu à la saisie à la main… et aux fautes !
Notez à la main “Chardonnay Domaine X – 11 bouteilles” sur un coin de feuille, c’est le meilleur moyen d’introduire des erreurs… et des variations créatives (“Chardonay”, “Chardoney”, “Chardo X”…). Utilisez une application qui vous permet une reconnaissance instantanée de la cuvée, sans erreur possible, en scannant son code-barres ou en tapant ses trois premières lettres.
Inventaires tournants (80/20) :
Concentrez vos contrôles fréquents sur les références qui pèsent lourd dans vos marges. Exemple : un champagne à 90 € ou un Bourgogne à 300€ la bouteille méritent un contrôle régulier, alors que votre rosé de table à 18 € peut être vérifié moins souvent. Même si notre recommandation reste : un inventaire par mois de 100% de vos boissons.
Comptabilisez les offerts :
Tracez chaque boisson offerte (digestif pour un client fidèle, verre de dégustation avant commande). Notez-le sur une fiche dédiée ou de façon distincte dans votre outil de gestion pour éviter que cela ne passe pour une perte « mystérieuse ».
Sécurisez la réserve :
Limitez l’accès à une ou deux personnes maximum. Trop d’allées et venues et ce sont inévitablement des bouteilles qui disparaissent comme « par magie ». Même chose pour les manipulations hors service (interdisez le « je prends juste une bouteille pour après »).
N’oubliez pas les fonds de bouteilles :
Une bouteille de blanc entamée en service doit être notée immédiatement, pas trois jours plus tard. Les fonds de bouteille peuvent très pratiques comme aide culinaire : un fond de champagne peut être utilisé dans un sabayon, une de vin rouge sera parfait pour déglacer une viande. Ça évite le gaspillage, mais ils doivent être enregistrés comme tels pour ne pas fausser le stock.
Automatisez au maximum :
Un logiciel comme SOMM’IT synchronise vos ventes avec le stock en temps réel. Exemple : vous servez deux verres de Chablis de 12,5cl à 21h, le logiciel décrémente automatiquement une bouteille de ce Chablis de 25cl. Fini les oublis et les écarts flous.
Et concrètement ça change quoi ? Les écarts entre stock réel et stock théorique fondent, le temps passé à faire l’inventaire chute drastiquement, vos rapports financiers (justificatifs comptables, tableaux BEV Cost) sortent nickels et exploitables.
Et sur la marge ? En identifiant automatiquement les pertes, en vous alertant sur les références coûteuses et en vous permettant d’ajuster prix et approvisionnements en un clic, SOMM’IT transforme la gestion de la cave de votre restaurant en levier de rentabilité : moins de surprises à la clôture, plus de sérénité face au comptable !
Quand le gain de temps se transforme aussi en gain financier, on n’hésite plus !